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Mala Direta - visão geral

Você, com certeza, já recebeu uma carta, com seu nome impresso, de uma loja ou de um candidato pedindo seu voto, certo? Pois isto é Mala Direta. Várias cartas com o mesmo texto onde só muda o nome do destinatário.
Para se fazer uma mala direta no Word é necessário:

Um documento principal: é a carta propriamente, ainda sem nome de ninguém.
Uma origem dos dados: é a relação de pessoas que receberão a carta. Pode ser feito no Excel, no Access e até mesmo no Word.
Mesclar dados: Este comando coloca cada nome da relação - origem dos dados - em uma folha de papel. Assim, se forem 100 pessoas na relação, teremos 100 páginas no documento que o Word vai gerar.

Criando a mala Direta

Criação do documento principal

Abra um documento novo no Word, vá ao Menu Ferramentas e selecione Mala Direta.

Selecione Criar - Cartas Modelo.
Surgirá a janela abaixo.


Selecione Novo doc. principal
(Se você estiver com um documento já aberto - uma carta já pronta, por exemplo - selecione Janela Ativa)


 

Selecione Editar
Clique em Carta Modelo

O Word se apresentará com a tela em branco. Nesta fase você vai criar o Documento Principal. Faça um documento semelhante ao da próxima figura.

No Documento principal vamos reservar um lugar onde desejamos que o nome do destinatário apareça. Esse lugar chama-se Campo. Observe, na figura a seguir, a área ressaltada em amarelo. É ali que vamos inserir um campo para receber os nomes dos destinatários.(atenção: a cor amarela eu coloquei como ilustração. Ela não aparece pra você)

 

Coloque o cursor na posição desejada (a cor amarela foi só para demonstrar. Ela não aparece para você. É ali que você vai colocar o cursor)
Selecione Campo
Surgirá a janela Campo
A seguir.

 

 

 

Selecione Mala Direta em
Categorias e Merge Field
em Nomes de Campos.

Digite um nome para o campo à frente da palavra Mergefield
No exemplo, usei Cliente. Veja o resultado na frente da palavra Para:
<<cliente>> é o campo que vai se transformar nos vários nomes das pessoas.
O Documento Principal está pronto.
Salve-o como Carta para Clientes.doc

 

 

 

Criação ou utilização da Origem dos Dados


A origem dos dados normalmente já está pronta quando pensamos em uma mala direta. E, como já vimos, há mais de uma possibilidade de trabalharmos com Origem de dados. As principais são:

- Uma tabela no Word
- Uma planilha no Excel

Usando uma tabela no Word como Origem dos dados

Crie uma tabela no Word semelhante a esta. Normalmente ela já está pronta quando iniciamos o trabalho.
No nosso estudo vamos criá-la agora. Quando pronta, salve-a como Origem.doc. Observe que nossa tabela tem cabeçalho, ou seja, Cliente e Endereço. Você se lembra que quando inserimos o campo demos a ele o nome de Cliente? Foi por causa disso. O nome do campo corresponde ao nome do cabeçalho na origem dos dados.

Bom, o pior já passou! Vamos recapitular:
Agora você tem salvo dois documentos: o Carta para Clientes.doc e o Origem.doc.
O Carta para Clientes.doc tem um campo - Cliente - que vai receber os nomes que estão no Origem.doc.
Se quiser fechar o Word, ir descansar, dormir, tudo bem. Depois continuamos... Aliás, acho que em uma prova prática a forma mais provável é esta. Você recebe os dois arquivos prontos, insere o campo no Doc Principal e faz a mala direta.

Continuemos...

Abra o Carta para Clientes.doc

 

 

 

 

 


- Siga a sequência já estudada: Menu Ferramentas/Mala Direta/Criar/Cartas Modelo/Janela Ativa.

- A seguir clique em Obter Dados/Abrir Origem/ Selecione o arquivo Origem.doc

- Finalmente, clique em Mesclar. Na Janela que se abre clique em Mesclar e observe o resultado.

O Word criou um novo .doc com o nome Cartas modelo1 que tem 3 páginas. A primeira para a Maria José, a segunda para o José Maria e a terceira para o José Mário. Salve o Cartas modelo1 com o nome que desejar e ... pronto!!

 

Usando uma planilha do Excel como Origem dos dados

Crie uma planilha no Excel. Salve como Origem.xls


Crie um Documento Principal como abaixo. Neste, insira o campo Nome. Salve como Convite.doc
(o campo inserido foi chamado de Nome por que na planilha Excel o cabeçalho da coluna é descrito como Nome)



Siga a mesma sequência utilizada para a Mala direta com uma tabela no Word.
Preste atenção ao selecionar Origem: neste caso a Origem é Origem.xls pois estamos usando uma planilha do Excel.
Quando acionar o botão mesclar, confirme quando necessário e ... pronto!!! Lá está um documento com 3 páginas. Não esqueça de salvar!!!

 

 

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