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Mala Direta - Word 2003 e Word 2007

  • Cartas e correspondências - Eis aqui um ponto clássico nas provas: a Mala Direta. Mas o que é a Mala Direta? Nada mais é do que um volume de cartas idênticas endereçadas a um grupo grande de pessoas.


Aposto que você já recebeu uma carta, com seu nome escrito, dizendo que, como você é um cliente muito especial, foi escolhido para blá, blá, blá... e que, por uma “irrisória” quantia de 200 pratas vai concorrer a uma viagem não sei das quantas. Isso é Mala Direta. (você e a torcida do Flamengo receberam a mesma carta, sabia?)

A Mala Direta no Word 2003 e Word XP

Para entendermos melhor, vamos inicialmente estudar o processo. Na prática são 4 etapas realmente. No entanto, o Word apresenta como 6 passos. Você verá que os passos 4 e 5 são apenas de controle.

 

 

 

A Mala Direta no Word 2003 e Word XP

Aqui são utilizados 6 passos pois temos alguns recursos a mais.

No passo 1 podemos selecionar o tipo de documento que podem ser:

  • Cartas
  • Emails
  • Envelopes
  • Etiquetas
  • Diretório (cria em um documento um catálogo ou lista
    impressa de endereços.

 

 

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No passo 2 podemos escolher o documento em que vamos trabalhar:

  • No atual
  • Em um modelo
  • Em um modelo já existente

 

 

 

 

 

 

 

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No passo 3 escolhemos de onde virão os nomes dos destinatários.
A origem dos dados pode ser:

 

  • De uma lista já existente (um .doc, por exemplo).
  • Dos contatos do Outlook.
  • De uma nova lista a ser digitada agora.
  • De uma planilha do Excel
  • De um banco dados

Importante: é de uma dessas fontes que nasce a Mala Direta

 

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No passo 4, caso ainda não tenhamos escrito a carta, poderemos fazê-lo agora.

 

E ainda podemos adicionar informações no documento.

Veja na figura ao lado.

 

 

 

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No passo 5, podemos visualizar uma carta já pronta.
E, acionando os botões com duplas setas, ver as demais cartas.

 

Aqui podemos fazer alterações na lista de destinatários e até


mesmo excluir alguns deles.

 

 

 

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No passo 6, acontece a fase da Mesclagem.

 

A mesclagem nada mais é do que criar uma carta para cada destinatário
colocando seu nome e enderço nela.

Aqui serão produzidas tantas cartas quantos forem os
destinatários selecionados.

 

 

Como exemplo: se a quantidade de destinatários era
de 200 pessoas, teremos um documento com 200 páginas.

 

É claro que, se a carta tem duas páginas (ou mais) o documento
final terá 400 páginas (ou mais).

 

A Mala Direta no Word 2007

A Mala Direta no Word 2007 segue os mesmos passos vistos anteriormente. A única peculiaridade é que o acesso à esta funcionalidade se faz como na tela a seguir. Tudo começa na Guia Correspondências e, a seguir, pela opção iniciar Mala Direta.

Note que o Word apresenta um Assistente de Mala Direta passo a passo que nos orienta nas 6 Etapas do processo.